Allereerst wil ik vanaf mijn veilige ‘thuiswerkplek’ alle lof uitspreken voor alle groepen met vitale beroepen; jullie doen het fantastisch! 

In tijden van isolatie en thuiswerken (indien jouw job dat tenminste toelaat) is het bijzonder prettig dat moderne technieken in overvloed beschikbaar zijn om ‘gewoon’ te kunnen werken. Daarnaast laten ze je ook nog enige vorm van sociaal contact ervaren. Wij geven je graag enkele tips die uitkomst kunnen bieden bij het onderhouden van contact met je klanten of collega’s. Al zou je ze natuurlijk ook in kunnen zetten voor een online belletje met je oma ;) Of om te achterhalen of je vrienden nog creatieve ideeën hebben om deze bijzondere periode door te komen.‍

1. Face-to-face contact

Soms kan een berichtje via WhatsApp, e-mail of Slack (deze app is een bonustip om werk- en privézaken netjes gescheiden te houden) al volstaan om volledig op de hoogte te zijn van elkaar. De ervaring leert echter dat een telefoontje vaak net wat meer duiding geeft en tevens de gelegenheid biedt om direct bijkomende vragen te behandelen. Maar soms zegt één beeld meer dan duizend woorden en is het wel zo prettig om het gezicht van je collega(‘s) te zien, waarmee je in gesprek bent. Skype en Google Hangouts zijn uitstekende oplossingen. Het enige dat je nodig hebt, is een laptop of pc met een webcam én een werkende internetverbinding. Eventueel zijn de apps ook via de mobiele telefoon te gebruiken, maar dit heeft als nadeel dat het beeld een stuk kleiner is.

Deze apps kunnen ook uitstekend ingezet worden om afspraken met klanten op afstand door te laten gaan. En die afstand (van minimaal anderhalve meter) zullen we voorlopig toch wel eventjes moeten respecteren. Houd er daarbij wel rekening mee dat dit ook voor je klant een nieuwe ervaring kan zijn. Informeer daarom tijdig vooraf of een ‘afspraak op afstand’ tot de mogelijkheden behoort en help, waar nodig, dit te organiseren door iemand bijvoorbeeld telefonisch te begeleiden bij de totstandkoming van een videogesprek.

2. Zorg voor ritme en structuur

Plan regelmatig op gezette tijden een overleg in met je collega’s. Start bijvoorbeeld iedere dag met een half uurtje, waarin iedereen de kans krijgt om actuele zaken/vragen in te brengen. Blijkt een kwartiertje te volstaan? Wijk dan niet direct af van het ‘ochtend halfuurtje’. Bekijk per meeting hoeveel tijd benodigd is; noteer je punten voor meetings op vaste tijden en bekijk welke zaken je ook prima een-op-een met collega’s kunt oppakken. 

Eventueel kun je de dag ook afsluiten met een team call (via bijvoorbeeld Google Hangouts) als daar behoefte aan is. Naast het bespreken van serieuze werk-gerelateerde zaken, is het ook belangrijk om humor, ervaringen en tips met elkaar te delen. Want dat gebeurt normaal gesproken op je werk (hopelijk) toch ook?! Het sociale contact is voor velen enorm belangrijk, dus probeer ervoor te zorgen dat daar ruimte voor blijft. ‍

3. Bekijk het positief en grijp kansen 

Hoewel we in bizarre tijden leven en we niet weten hoe lang het gaat duren voordat we verlost zijn van het virus, weten we één ding zeker: het gaat een keer voorbij... Maak van deze tijd gebruik om goed na te denken over je positionering, je marketing en communicatie. Zaken die anders misschien minder prioriteit hebben (bijvoorbeeld door een gebrek aan tijd) kunnen nu mogelijk wel op je aandacht rekenen. Vragen die je jezelf kunt stellen:

• Past het beleid dat gevoerd wordt en de middelen die daarbij inzet worden nog altijd bij waar je bedrijf of organisatie voor staat? 
• Wordt er gestructureerd gewerkt aan de hand van een duidelijk plan óf regeert de waan van de dag? 
• Wordt er op effectieve wijze gecommuniceerd met (potentiële) klanten? En bereikt jouw boodschap ook daadwerkelijk de juiste mensen? 
• Is communicatie enkel extern georiënteerd of worden medewerkers hier ook voldoende in betrokken?

Nu is misschien wel hét moment om na te denken over dit soort vragen. Sta niet stil, maar blijf vooral vooruit kijken. Wij denken graag met je mee en voorzien je waar nodig van de gewenste ondersteuning.